Положение о работе с персональными данными - Глубокский социально-педагогический центр

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о работе с персональными данными в Государственном учреждении образования «Социально-педагогический центр Глубокского района» (далее – Положение) разработано в соответствии с Законом Республики Беларусь от 07.05.2021 N 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон о персональных данных) и определяет порядок и условия обработки и защиты всех персональных данных, которые могут быть получены Государственным учреждением образования «Социально-педагогический центр Глубокского района» (далее – Центр) от субъектов персональных данных.

1.2. Положение является локальным правовым актом Центра, обязательно для соблюдения и исполнения работниками Центра, а также иными лицами, участвующими в обработке персональных данных в соответствии с настоящим Положением.

1.3. В настоящем Положении используются следующие основные понятия и определения:

персональные данные – любая информация, относящаяся к идентифицированному физическому лицу или физическому лицу, которое может быть идентифицировано;

физическое лицо, которое может быть идентифицировано – физическое лицо, которое может быть прямо или косвенно определено, в частности, через фамилию, собственное имя, отчество, дату рождения, идентификационный номер либо через один или несколько признаков, характерных для его физической, психологической, умственной, экономической, культурной или социальной идентичности;

субъект персональных данных – физическое лицо, в отношении которого осуществляется обработка персональных данных;

оператор персональных данных – государственный орган, юридическое лицо Республики Беларусь, иная организация, физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, самостоятельно или совместно с иными указанными лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных;

обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение;

автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

предоставление персональных данных – действия, направленные на ознакомление с персональными данными определенных лиц или круга лиц;

блокирование персональных данных – прекращение доступа к персональным данным без их удаления;

удаление персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

1.4. К обработке персональных данных допускаются работники Центра в соответствии с возложенными на них функциональными (должностными) обязанностями, связанными с необходимостью обработки персональных данных субъектов персональных данных, а в их отсутствие – лица, в установленном порядке их замещающие (выполняющие соответствующие обязанности в соответствии с распределением функциональных обязанностей).

2. Цели обработки персональных данных

2.1. Центр осуществляет обработку персональных данных в следующих целях:

осуществление и выполнение Центром функций, полномочий и обязанностей по реализации программы воспитания и защиты прав и законных интересов детей, возложенных на них в соответствии с законодательством, уставом Центра;

обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности;

обработка информации (резюме) кандидата на трудоустройство;

назначение пенсий, пособий;

организация членства работников в профсоюзной организации;

предоставление социальных льгот и гарантий;

организация ведения персонифицированного учета;

заполнение и предоставление в уполномоченные органы и организации требуемых форм отчетности, в том числе статистической;

осуществление гражданско-правовых отношений, в том числе идентификация физических лиц, с которыми Центр вступает в договорные отношения;

выдача доверенностей и иных уполномочивающих документов;

организация работы с обращениями граждан и юридических лиц;

осуществление административных процедур;

связь с субъектом персональных данных;

обеспечение пропускного режима;

в иных целях, не противоречащих законодательству Республики Беларусь.

2.2. От цели обработки персональных данных зависят:

объем данных, которые Центр вправе запрашивать и обрабатывать;

необходимость получения согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

2.3. Цели, при которых обработку персональных данных Центр может проводить без согласия субъекта персональных данных, определены законодательством.

3. Категории субъектов персональных данных.

Содержание и объем персональных данных

3.1. Центр обрабатывает персональные данные следующих категорий субъектов:

работников Центра, и их родственников;

кандидатов на рабочие места;

посетителей;

граждане, подавшие (подающие) обращения;

граждане обратившиеся (обращающиеся) за осуществлением административной процедуры;

иных субъектов, взаимодействие которых с Центром создает необходимость обработки персональных данных.

3.2. Содержание и объем персональных данных каждой категории субъектов определяются необходимостью достижения конкретных целей их обработки, а также необходимостью Центра реализовать свои права и обязанности, а также права и обязанности соответствующего субъекта.

3.3. Персональные данные работников Центра (его представительств) включают:

фамилию, имя, отчество (а также все предыдущие фамилии);

дату рождения;

гражданство;

паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность (серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ, и др.);

пол;

сведения о регистрации по месту жительства (включая адрес, дату регистрации);

сведения о месте фактического проживания;

биометрические персональные данные (фотография);

сведения о семейном положении и составе семьи с указанием фамилий, имен и отчеств членов семьи, дат рождения, мест работы и/или учебы;

номер и серию страхового свидетельства государственного социального страхования;

данные об образовании, повышении квалификации и профессиональной переподготовке, ученой степени, ученом звании;

сведения о трудовой деятельности (включая стаж и опыт работы, данные о занятости с указанием должности, подразделения, сведений о работодателе и др.);

специальность, профессию, квалификацию;

сведения о воинском учете;

сведения медицинского характера (в случаях, предусмотренных законодательством);

сведения о социальных льготах и гарантиях;

контактные данные (включая номера рабочего и/или мобильного телефона, электронную почту и др.);

иные данные, необходимые для исполнения взаимных прав и обязанностей в рамках трудовых отношений.

3.4. Персональные данные родственников работников включают:

фамилию, имя, отчество;

дату рождения;

данные содержащиеся в свидетельстве о рождении детей работника (серия, номер, дата выдачи, наименование органа выдавшего документ, и др.).

3.5. Персональные данные кандидатов на рабочие места включают:

фамилию, имя, отчество (а также все предыдущие фамилии);

дату и место рождения;

гражданство;

пол;

сведения о регистрации по месту жительства (включая адрес, дату регистрации);

сведения о месте фактического проживания;

номер и серию страхового свидетельства государственного социального страхования (при наличии);

специальность, профессию, квалификацию;

сведения о воинском учете;

сведения медицинского характера (в случаях, предусмотренных законодательством);

биометрические персональные данные (фотография);

сведения о социальных льготах и гарантиях;

контактные данные (включая номера домашнего и/или мобильного телефона, электронную почту и др.);

иные данные, которые могут быть указаны в резюме или анкете кандидата.

3.6. Персональные данные иных субъектов могут включать:

фамилию, имя, отчество;

контактные данные (включая номера домашнего и/или мобильного телефона, электронную почту и др.);

сведения о регистрации по месту жительства (включая адрес, дату регистрации);

сведения о месте фактического проживания;

сведения медицинского характера (в случаях, предусмотренных законодательством);

сведения о социальных льготах и гарантиях;

реквизиты банковского счета;

иные данные, необходимые для исполнения взаимных прав и обязанностей между Центром и субъектом.

4. Принципы обработки персональных данных

4.1. Работа с персональными данными в Центре основывается на следующих принципах:

обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством в области защиты персональных данных;

обработка персональных данных должна быть соразмерна заявленным целям их обработки и обеспечивать на всех этапах такой обработки справедливое соотношение интересов всех заинтересованных лиц;

обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством;

обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее заявленных, законных целей их обработки. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с первоначально заявленными целями их обработки;

содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям их обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;

обработка персональных данных должна носить прозрачный характер. В этих целях субъекту персональных данных в случаях, предусмотренных Законом о защите персональных данных, предоставляется соответствующая информация, касающаяся обработки его персональных данных;

Центр и его представительства обязаны принимать меры по обеспечению достоверности обрабатываемых ими персональных данных, при необходимости обновлять их;

хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных.

5. Правила обработки персональных данных

5.1. Общие правила.

5.1.1. Обработка персональных данных осуществляется путем смешанной (как с использованием средств автоматизации, так и без использования средств автоматизации) обработки.

5.1.2. В случаях, установленных законодательством Республики Беларусь, основным условием обработки персональных данных является получение согласия соответствующего субъекта персональных данных в письменной форме, в виде электронного документа или в иной электронной форме.

5.1.3. Письменное согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных оформляется по форме, установленной настоящим Положением, и должно включать в себя:

фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется);

дату рождения;

идентификационный номер, а в случае отсутствия такого номера - номер документа, удостоверяющего его личность;

подпись субъекта персональных данных.

5.1.4. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, за исключением специальных персональных данных, не требуется в следующих случаях:

для исполнения судебных постановлений и иных исполнительных документов;

для ведения персонифицированного учета, в том числе профессионального пенсионного страхования;

при оформлении трудовых отношений, а также в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством;

в целях назначения и выплаты пенсий, пособий;

для организации и проведения государственных статистических наблюдений, формирования официальной статистической информации;

при получении персональных данных Центром на основании договора, заключаемого с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором;

при обработке персональных данных, когда они указаны в документе, адресованном Центру и подписанном субъектом персональных данных, в соответствии с содержанием такого документа;

для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных или иных лиц, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;

в случаях, когда обработка персональных данных является необходимой для выполнения Центром обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательством, уставом Центра;

в случаях, когда законодательством прямо предусматривается обработка персональных данных без согласия субъекта персональных данных.

5.1.5. Обработка специальных персональных данных без согласия субъекта персональных данных запрещается, за исключением следующих случаев:

если специальные персональные данные сделаны общедоступными персональными данными самим субъектом персональных данных;

при обработке профессиональными союзами персональных данных их членов для достижения уставных целей при условии, что эти данные не подлежат распространению без согласия субъекта персональных данных;

для исполнения судебных постановлений и иных исполнительных документов;

для осуществления административных процедур;

при документировании населения;

в случаях, когда обработка специальных персональных данных является необходимой для выполнения Центром и его представительствами обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательством, уставом Центра;

в случаях, когда законодательством прямо предусматривается обработка специальных персональных данных без согласия субъекта персональных данных.

5.2. Сбор персональных данных.

5.2.1. Источником информации обо всех персональных данных является непосредственно субъект персональных данных.

5.2.2. Если иное не установлено Законом о защите персональных данных, Центр вправе получать персональные данные субъекта персональных данных от третьих лиц только при уведомлении об этом субъекта либо при наличии письменного согласия субъекта на получение его персональных данных от третьих лиц.

5.2.3. Уведомление субъекта персональных данных о получении его персональных данных от третьих лиц должно содержать:

наименование Центра и адрес его местонахождения;

цель обработки персональных данных и ее правовое основание;

предполагаемые пользователи персональных данных;

установленные законом права субъекта персональных данных;

источник получения персональных данных.

5.3. Хранение персональных данных.

5.3.1. При хранении персональных данных должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных.

5.3.2. Документы, включающие в себя персональные данные, содержащиеся на бумажных носителях, находятся в специально отведенных для этого местах с ограниченным доступом в условиях, которые обеспечивают их защиту от несанкционированного доступа (сейфы, закрывающиеся на замок шкафы, ящики стола и т.п.).

5.3.3. Персональные данные, хранящиеся в электронном виде, защищаются от несанкционированного доступа с помощью специальных технических и программных средств защиты.

5.3.4. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, в течение сроков, установленных законодательством Республики Беларусь для хранения тех или иных документов, содержащих персональные данные, локальными правовыми актами Центра или договором, стороной которого является субъект персональных данных, а если такие сроки не установлены – до достижения целей обработки персональных данных.

5.3.5. По истечении сроков хранения, а если такие сроки не установлены – по достижении целей обработки, а также в случае утраты необходимости в достижении этих целей обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению, за исключением случаев, если персональные данные должны храниться длительное время в силу требований нормативных правовых актов.

5.4. Использование.

5.4.1. Персональные данные обрабатываются и используются Центром для целей, указанных в настоящем Положении.

5.4.2. Доступ к персональным данным предоставляется только тем работникам Центра, служебные обязанности которых предполагают работу с персональными данными, либо лицам, в установленном порядке их замещающим (выполняющим обязанности согласно распределению функциональных обязанностей), и только на период, необходимый для работы с соответствующими данными.

Допуск к персональным данным включает:

ознакомление работника с законодательством о защите персональных данных, об ответственности за его нарушение, локальными правовыми актами Центра в области обработки и защиты персональных данных;

принятие работником обязанности соблюдать режим конфиденциальности персональных данных, к которым он получает доступ, в том числе после прекращения трудовых отношений;

обязательство не использовать сведения конфиденциального характера в деятельности, не связанной с деятельностью Центра.

5.4.3. В случае возникновения необходимости предоставить доступ к персональным данным работникам, не входящим в перечень лиц с доступом к персональным данным, им может быть предоставлен временный доступ к ограниченному кругу персональных данных по распоряжению директора Центра или лица, в установленном порядке его замещающего. Соответствующие работники должны быть ознакомлены с настоящим Положением под подпись.

5.4.4. Работники, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации, информируются (в том числе путем ознакомления с настоящим Положением) о факте обработки ими персональных данных, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных законодательством и настоящим Положением.

5.4.5. При необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных.

5.4.6. Уточнение персональных данных при их обработке без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя – путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

5.5. Передача.

5.5.1. Передача персональных данных субъектов третьим лицам допускается в минимально необходимых объемах и только в целях выполнения задач, соответствующих объективной причине сбора этих данных.

5.5.2. Передача персональных данных третьим лицам допускается только при наличии согласия субъекта либо иного законного основания.

5.5.3. При передаче персональных данных третьим лицам субъект должен быть уведомлен о такой передаче, за исключением случаев, определенных законодательством, в частности, если:

субъект персональных данных уведомлен об осуществлении обработки его персональных данных оператором, который получил от Центра соответствующие данные;

персональные данные сделаны общедоступными субъектом персональных данных или получены из общедоступного источника;

персональные данные обрабатываются для статистических или иных исследовательских целей, если при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных.

5.5.4. Передача информации, содержащей персональные данные, должна осуществляться способом, обеспечивающим защиту от неправомерного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также иных неправомерных действий в отношении такой информации.

5.5.5. Лица, получающие персональные данные, должны предупреждаться о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и с соблюдением режима конфиденциальности.

5.5.6. В случаях, когда государственные органы имеют право запросить персональные данные или персональные данные должны быть предоставлены в силу законодательства, а также в соответствии с запросом суда, соответствующая информация может быть им предоставлена в порядке, предусмотренном действующим законодательством Республики Беларусь.

5.6. Защита.

5.6.1. Для защиты персональных данных Центр и его представительства принимают необходимые, предусмотренные законодательством меры (включая, но не ограничиваясь):

ограничивают и регламентируют перечень работников, функциональные обязанности которых требуют доступа к информации, содержащей персональные данные;

обеспечивают условия для хранения документов, содержащих персональные данные, в ограниченном доступе;

организуют уничтожение информации, содержащей персональные данные, если законодательством или локальными правовыми актами Центра не установлены требования по хранению соответствующих данных либо документов, содержащих такие данные;

контролируют соблюдение требований по обеспечению безопасности персональных данных, в том числе установленных настоящим Положением;

проводят расследование случаев несанкционированного доступа или разглашения персональных данных с привлечением виновных работников к ответственности, принятием иных мер;

принимают иные меры, направленные на обеспечение выполнения обязанностей в сфере персональных данных, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

6. Права, обязанности и ответственность сторон при обработке персональных данных

6.1. Центр имеет право:

устанавливать правила обработки персональных данных в Центре, вносить изменения и дополнения в настоящее Положение, самостоятельно в рамках требований законодательства разрабатывать и применять формы документов, необходимых для исполнения обязанностей оператора;

осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Республики Беларусь и локальными правовыми актами Центра в области обработки и защиты персональных данных.

6.2. Центр обязан:

организовывать обработку персональных данных в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;

отвечать на обращения и запросы субъектов персональных данных в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;

исполнять требования уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных об устранении нарушений законодательства о персональных данных;

выполнять иные обязанности, предусмотренные законодательством Республики Беларусь в области обработки и защиты персональных данных.

6.3. Субъект персональных данных имеет право:

в любое время без объяснения причин отозвать свое согласие посредством подачи Центру заявления в порядке, установленном Законом о персональных данных;

получить информацию, касающуюся обработки своих персональных данных, содержащую:

наименование и место нахождения Центра;

подтверждение факта обработки персональных данных Центром;

его персональные данные и источник их получения;

правовые основания и цели обработки персональных данных;

срок, на который дано его согласие;

иную информацию, предусмотренную законодательством;

требовать внесения Центром изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными. В этих целях субъект персональных данных подает Центру заявление в порядке, установленном Законом о персональных данных, с приложением соответствующих документов и (или) их заверенных в установленном порядке копий, подтверждающих необходимость внесения изменений в персональные данные;

получать от Центра информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам один раз в календарный год бесплатно, если иное не предусмотрено законодательством. Для получения указанной информации субъект персональных данных подает Центру заявление, которое должно содержать:

фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);

дату рождения субъекта персональных данных;

идентификационный номер субъекта персональных данных (при отсутствии такого номера - номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных);

изложение сути требований субъекта персональных данных;

подпись субъекта персональных данных;

требовать от Центра бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных законодательством. Для реализации указанного права субъект персональных данных подает Центру заявление в порядке, установленном Законом о персональных данных;

обжаловать действия (бездействие) и решения Центра, нарушающие его права при обработке персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в порядке, установленном законодательством об обращениях граждан и юридических лиц.

6.4. Субъект персональных данных обязан:

предоставлять Центру достоверные персональные данные;

своевременно сообщать Центру об изменениях и дополнениях своих персональных данных;

осуществлять свои права в соответствии с законодательством Республики Беларусь и локальными правовыми актами Центра в области обработки и защиты персональных данных;

исполнять иные обязанности, предусмотренные законодательством Республики Беларусь и локальными правовыми актами Центра в области обработки и защиты персональных данных.

6.5. Ознакомлением с настоящим Положением работники Центра, имеющие доступ к персональным данным с целью их обработки, в том числе временный, принимают на себя обязательства:

соблюдать требования настоящего Положения и законодательства Республики Беларусь в области обработки персональных данных;

о неразглашении полученных персональных данных.

6.6. Ответственность за нарушение требований законодательства Республики Беларусь в сфере обработки и защиты персональных данных, а также настоящего Положения определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Положение о работе с персональными данными в Государственном учреждении образования «Социально-педагогическом центре Глубокского района»